 L’art. 69 del D.lgs. n. 150 del 2009 ha introdotto l’art. 55 novies: questa norma prevede che “i dipendenti delle amministrazioni pubbliche che svolgono attività a contatto con il pubblico sono tenuti a rendere conoscibile il proprio nominativo mediante l’uso di cartellini identificativi o di targhe da apporre presso la postazione di lavoro. Da questo obbligo è escluso il personale individuato da ciascuna amministrazione sulla base di categorie determinate, in relazione ai compiti ad esse attribuiti, mediante uno o più decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri o del Ministro per la pubblica amministrazione e l’innovazione, su proposta del Ministro competente ovvero, in relazione al personale delle amministrazioni pubbliche non statali, previa intesa in sede di Conferenza permanente per i rapporti tra lo Stato, le regioni e le province autonome di Trento e di Bolzano o di Conferenza Stato-città ed autonomie locali”.
Nel merito della disposizione, che va conciliata con l’esigenza di protezione dei dati personali del personale, si rappresenta che il Dipartimento della F.P. ha adottato una circolare n. 3/2010, che fornisce le prime indicazioni sull’applicazione della disposizione, che riteniamo utile segnalare nei suoi contenuti essenziali che chiariscono l’ambito soggettivo e oggettivo della norma nonché la sua attuazione.
AMBITO DI APPLICAZIONE
La circolare specifica che la norma, in linea con l’obiettivo generale di trasparenza dell’organizzazione e dell’attività della pubblica amministrazione è entrata in vigore il 13 febbraio scorso per tutte le pubbliche amministrazioni di cui all’art. 1, comma 2 del D.lgs. 165/2001, quindi non solo per le Amministrazioni centrali ma anche per le Regioni e gli Enti locali, riguardando tutti i dipendenti pubblici “contrattualizzati”.
La circolare non si applica direttamente al personale di cui all’art. 3 del D.lgs. 165/2001 che include i magistrati e gli avvocati dello Stato, i professori universitari, il personale appartenente alle forze armate e alle forze di polizia, il corpo nazionale dei vigili del fuoco, il personale delle carriere diplomatica e prefettizia.
Rimane in ogni caso salva, anche per questo personale la possibilità per le amministrazioni di adottare misure atte a consentire una rapida identificazione del personale a contatto con il pubblico.
DEROGHE
Il comma 2 della norma prevede che eventuali deroghe all’obbligo generale di identificazione, possono essere stabilite per particolari categorie di personale ed in relazione alle funzioni ad esse assegnate, circoscrivendo quindi il regime derogatorio sia dal punto vista oggettivo che soggettivo.
Per le amministrazioni centrali le deroghe debbono essere individuate in appositi decreti del Ministro della F.P. su proposta del Ministro competente, per le amministrazioni non statali previa intesa in sede di Conferenza Unificata Stato Regioni e Province autonome o di Conferenza Stato – Città ed autonomie locali.
In assenza di tali provvedimenti di deroga la norma è vincolante nei confronti della generalità dei dipendenti che operano al pubblico.
ATTIVITA’ A CONTATTO CON IL PUBBLICO
La norma riguarda ogni dipendente che svolge attività a contatto con il pubblico, intendendosi per tali tutte quelle attività svolte in luogo pubblico o aperto al pubblico nei confronti di un’utenza indistinta.
Alla luce delle diverse funzioni e dei diversi servizi erogati dalle pubbliche amministrazioni, l’individuazione delle attività rilevanti ai fini dell’obbligo identificativo, è rimessa alla valutazione di ciascuna amministrazione.
La circolare tuttavia elenca a titolo esemplificativo alcune attività specifiche: le attività svolte per il pubblico allo sportello o presso la postazione del dipendente, quelle svolte dall’ufficio relazioni con il pubblico, le attività di servizio nelle biblioteche aperte al pubblico, le attività svolte dagli addetti ai servizi di portierato nelle pubbliche amministrazioni, le attività del personale sanitario a contatto con il pubblico nelle strutture ospedaliere e sanitarie.
IDENTIFICAZIONE DEL DIPENDENTE
In base alla norma, l’identificazione del dipendente avviene mediante l’uso di cartellini identificativi o di targhe da apporre presso la postazione di lavoro. La scelta tra l’una e l’altra modalità – precisa la circolare – è rimessa all’amministrazione e sarà effettuata a seconda della tipologia di attività, fermo restando che possono essere adottate contemporaneamente entrambe le modalità e che non è tanto rilevante lo strumento di per sé quanto piuttosto il soddisfacimento dell’esigenza sottesa che è quello dell’identificazione dell’addetto.
La disposizione individua gli elementi per l’identificazione nel nominativo (nome e cognome) del dipendente.
Si tratta di un contenuto minimo e l’amministrazione può valutare se e quando attuare l’identificazione anche attraverso ulteriori elementi soprattutto in riferimento al ruolo del soggetto nell’ambito dell’organizzazione: posizione professionale, profilo, qualifica se dirigente, ufficio di appartenenza.
Nel dare attuazione alla norma le amministrazioni debbono tener conto della finalità della norma, evitando la diffusione di dati personali non pertinenti o eccedenti la finalità.
Pertanto precisa la circolare non risponde a un principio di corretto utilizzo dei dati personali l’indicazione nel cartellino delle generalità del dipendente, complete dell’indicazione della data di nascita. Occorre, infatti, l’individuazione di modalità sufficienti e adeguate che, salvaguardando il pubblico interesse, evitino di compromettere la sfera personale del soggetto.
ATTUAZIONE DELLA NORMA
Pur essendo i dipendenti pubblici direttamente tenuti all’osservanza dell’obbligo, è chiaro che le amministrazioni di appartenenza debbono da un lato diramare istruzioni operative, dall’altro fornire gli strumenti concreti per l’identificazione ai dipendenti interessati, in modo che la norma venga attuata in maniera uniforme nell’ambito della stessa amministrazione.
L’inosservanza della prescrizione verrà valutata secondo i criteri ordinari della responsabilità disciplinare con l’irrogazione delle sanzioni in relazione alle violazioni accertate.
In allegato si trasmette la circolare evidenziando la necessità, anche alla luce delle indicazioni fornite dal Dipartimento della F.P. di una corretta applicazione della norma da parte delle amministrazioni circa il suo ambito oggettivo di applicazione, evitando inoltre la diffusione di dati personali non riguardanti o eccedenti la sua finalità e tali da non garantire la protezione dei dati personali.
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